Seu hospital continua acumulando prontuários em papel?
Reduza a dependência do arquivo físico com certificação documental, preservação digital e gestão automatizada dos prazos de guarda.
- Redução do arquivo físico, conforme a legislação
- Implantação gradual, com aproveitamento da equipe e da infraestrutura hospitalar
- Integridade, assinaturas digitais e evidências de custódia documental
- Documentos digitais autônomos, com verificação independente da plataforma
Décadas de prontuários.
Um custo que continua crescendo.
Hospitais acumulam milhares de caixas de prontuários e documentos médicos, distribuídas entre arquivos internos e empresas terceirizadas.
Com o passar dos anos, aumentam os custos de guarda e a complexidade para identificar o que deve ser preservado e o que pode ser descartado.
O hospital pode continuar pagando pela guarda de documentos físicos que já poderiam ter sido eliminados.
Quando a instituição decide reduzir o acervo os altos custos de movimentação e eliminação segura podem dificultar o descarte.
O hospital paga continuamente pela guarda de documentos que não consegue eliminar. Enquanto novos prontuários se acumulam, crescem as necessidades de espaço, organização e movimentação, perpetuando a dependência operacional do arquivo físico.
Preservar o documento.
Reduzir a dependência do papel.
A ARCHIVIA Medicals permite iniciar a substituição documental de forma gradual, com processos de certificação e preservação digital de longo prazo.
Assinaturas, integridade e evidências dos documentos certificados podem ser verificados fora da plataforma ARCHIVIA, sem depender do fornecedor.
Controle de Prazos e Retenção Documental
A ARCHIVIA gerencia prazos de guarda e retenção documental, permitindo ao hospital acompanhar vencimentos, identificar documentos elegíveis ao descarte e manter o acervo médico digital em conformidade com os requisitos legais.
Redução de Custos Recorrentes
A certificação e o descarte legalmente autorizado dos documentos físicos permite reduzir progressivamente as despesas com espaço, armazenamento, movimentação e gestão documental, evitando o acumulo de papel.
Arquivos Digitais Autônomos
Os documentos certificados pela ARCHIVIA permanecem válidos e independentes da plataforma.
As assinaturas digitais e a integridade, são verificáveis por ferramentas externas, como o VALIDAR do GOV.br e o Adobe Acrobat Reader.
Do custo da guarda física ao investimento na certificação digital.
O hospital já destina recursos à organização, ao armazenamento e à
movimentação de prontuários em papel.
Com um plano gradual, parte dessas despesas pode ser redirecionada para a digitalização certificada
e a preservação digital.
Comece com a estrutura existente
Avalie um piloto com equipe, espaço e equipamentos já disponíveis no hospital.
Reduza a formação de novos lotes de arquivos
Certifique documentos e realize o descarte do físico com base legal.
Direcione o orçamento progressivamente
Substitua gradualmente o custo atual de guarda física por certificação e preservação digital.
A tecnologia muda. O documento precisa permanecer verificável.
Preservação de longo prazo
Prontuários médicos podem exigir décadas de preservação.
A ARCHIVIA Medicals estrutura a custódia digital para
manter sua integridade e rastreabilidade durante todo o período de guarda.
Independência tecnológica
A ARCHIVIA Medicals produz documentos digitais certificados
e autônomos verificáveis por ferramentas públicas,
sem depender do acesso à plataforma ARCHIVIA.
Continuidade documental
Sistemas, tecnologias e fornecedores podem mudar.
Os documentos certificados pela ARCHIVIA permanecem
independentes de sistemas proprietários, permitindo
sua preservação e verificabilidade mesmo após um encerramento contratual.
Comece com um projeto piloto. Expanda com segurança.
Não é necessário digitalizar todo o acervo de uma vez. O projeto pode começar por um tipo documental, aproveitando a equipe e os equipamentos do hospital, após avaliação de viabilidade técnica e operacional.
Diagnóstico
Levantamento dos tipos documentais, volumes, fluxos, e documentos elegíveis para o descarte.
Processamento
Captura, indexação e conferência com processos auxiliados por Inteligência Artificial.
Certificação
Assinatura digital e produção de evidências de integridade e custódia, conforme o fluxo de certificação.
Preservação
Guarda digital dos arquivos certificados, avaliação jurídica do modelo e da destinação dos originais.
O que o hospital precisa saber
Precisamos terceirizar a digitalização dos prontuários?
Não necessariamente. A captura e a conferência podem ser executadas pela equipe do SAME ou do arquivo médico, com recursos próprios, desde que sejam atendidos os requisitos operacionais e técnicos do processo.
Todos os prontuários em papel podem ser descartados?
Não de forma indiscriminada. A possibilidade de substituição e destinação depende da legislação aplicável, da natureza do acervo, dos procedimentos de digitalização e certificação e das decisões institucionais competentes.
Se o hospital mudar de fornecedor, perde a capacidade de verificar os documentos?
Não. Os documentos certificados permitem verificar assinaturas e integridade fora da plataforma ARCHIVIA. A continuidade da verificação exige a manutenção dos arquivos, das evidências e de práticas adequadas de preservação.
É necessário substituir o sistema hospitalar atual?
Não. A ARCHIVIA Medicals pode compor a estratégia documental da instituição, respeitando os sistemas e fluxos existentes e avaliando as integrações necessárias.
Podemos começar por um setor ou tipo documental?
Sim. Um piloto delimitado permite validar o fluxo, os controles, a capacidade operacional e os critérios de expansão antes de ampliar o projeto.
Seu hospital está preparado para reduzir a dependência do arquivo físico?
Cada instituição possui uma realidade documental, operacional e financeira. O primeiro passo é compreender essa realidade e identificar onde a certificação digital pode produzir resultados concretos.
Solicite uma avaliação técnica para identificar:
As oportunidades de substituição do papel, conforme os requisitos aplicáveis.
Os custos e as limitações da estrutura atual de guarda física.
As condições necessárias para iniciar um projeto de certificação documental.
Conheça as possibilidades para o seu hospital. Sem compromisso de implantação.
Solicite uma avaliação técnica
Preencha o formulário para que nossa equipe entre em contato e avalie as possibilidades de implantação.