CERTIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS E PRESERVAÇÃO DIGITAL SUBSTITUTIVA

Reduza custos.
Elimine o papel.
Migre para o digital.

Plataforma de certificação documental para eliminação segura do arquivo físico.

Documentos digitais autônomos, verificáveis fora da plataforma
Assinaturas validáveis pela ICP-Brasil, GOV.br e leitores públicos (ex: Adobe Reader)
Processo de certificação executado na própria empresa ou instituição

Documentos certificados, independentes de plataformas.

A plataforma Archivia estrutura a certificação e a preservação documental com foco na confiabilidade e na capacidade probatória.

A Archivia prioriza autonomia documental, integridade verificável e evidências de custódia digital.

Comparativo de abordagem

Modelo tradicional	Modelo Archivia
Acesso condicionado ao ambiente de gestão	Maior autonomia institucional
Dependência do fornecedor para verificações	Verificação documental fora da plataforma
Manutenção da guarda física	Eliminação dos documentos em papel
Digitalização para consulta	Documento certificado com evidências para sustentação probatória
Manutenção paralela de suportes	Substituição gradual do papel
Dependência do sistema para comprovações	Arquivos verificáveis e independentes

O modelo ARCHIVIA favorece documentos digitais verificáveis fora da plataforma, reduzindo a dependência de um fornecedor para a conferência de assinaturas e integridade.

Redução da dependência do arquivo físico

No modelo tradicional de guarda física, o acervo só cresce.
Quanto maior o volume, maior a dependência do serviço.

A autonomia documental fica condicionada a terceiros ou a serviços ineficientes de gestão física de documentos.

Plataforma Archivia:

Entrega arquivos digitais autônomos, certificados e compatíveis com o original em papel, viabilizando o descarte do arquivo físico.

Documentos com assinaturas e integridade verificáveis fora da plataforma, sem dependência de software ou fornecedor.

A instituição decide onde, como e por quanto tempo armazenar, com autonomia e sem aprisionamento tecnológico ou contratos.

Elimine o arquivo físico com segurança

A digitalização convencional facilita o acesso aos documentos, mas o descarte do documento físico em papel exige requisitos técnicos, procedimentos controlados e evidências de integridade e autenticidade.

A Archivia estrutura o processo de certificação documental para viabilizar a substituição do suporte físico pelo digital e permitir a eliminação dos documentos em papel.

Certificação Archivia:

Transforma o documento em papel em documento digital viabilizando o descarte seguro do arquivo físico.

O processo de certificação pode ser realizado internamente pela sua equipe, de forma autônoma, com a utilização dos próprios equipamentos, sem dependência de serviços externos ou de terceiros.

Transforme o custo do arquivo físico em investimento digital

No modelo tradicional, cada nova caixa armazenada representa um custo adicional e recorrente. À medida que o acervo cresce, aumentam as despesas com guarda, espaço, logística e movimentação documental.

Com a Archivia, a empresa ou instituição pode redirecionar progressivamente os recursos destinados à expansão da guarda física para a certificação e preservação digital, reduzindo a necessidade de armazenar novos documentos em papel.

Adoção da Archivia:

Realocação do orçamento existente: recursos antes destinados à ampliação do arquivo físico podem financiar a transição digital.
Redução progressiva dos custos recorrentes: menos caixas, menos movimentações e menor dependência de serviços de guarda externa.
Autonomia documental: documentos certificados com integridade verificável, independentemente do acesso à plataforma.
Preservação de longo prazo: documentos digitais acessíveis e verificáveis, respeitando os requisitos legais de retenção e destinação.

Redução de risco jurídico

A gestão inadequada de documentos físicos e digitais pode gerar riscos jurídicos e operacionais, como extravio, deterioração, dificuldade de localização e ausência de evidências confiáveis.

A governança documental também exige observar finalidades, bases legais, prazos de retenção e medidas de segurança no tratamento de dados pessoais, conforme a LGPD.

Digitalizar sem critérios de retenção e destinação pode ampliar a quantidade de cópias e a superfície de exposição das informações, sem eliminar a necessidade de guarda do original.

Governança, retenção e conformidade documental:

Utilizando o processo de certificação da Archivia, a instituição passa a gerenciar apenas um único documento digital, válido, com lastro técnico e jurídico verificável, que substitui todo o acúmulo de papel desnecessário na instituição.