2. Digitalização administrativa

Grande parte das instituições já realiza digitalização como parte da rotina administrativa do SAME ou do Setor de Arquivo, mas, sem um modelo estruturado para viabilizar o descarte do documento físico após a digitalização.

A instituição digitaliza administrativamente com finalidade operacional, sem alterar a dependência do papel.

O processo adotado facilita consulta e acesso, porém, sem método formal, estruturação jurídica e conformidade normativa, o documento digital não substitui o original em papel.

O efeito prático é o custo duplicado decorrente da manutenção de dois modelos de guarda para um mesmo documento: a infraestrutura física e a guarda digital correspondente.

3. Digitalizar é diferente de Certificar

Escanear converte o papel em imagem.
Certificar, quando realizado conforme normas aplicáveis, constitui documento com validade probatória.

Sem certificação estruturada, o arquivo físico permanece para uma defesa jurídica. Por isso, mesmo após digitalização, o papel não é descartado.

A digitalização administrativa melhora o acesso.
A certificação transforma o documento digital em prova.

Sem certificação, a informação é duplicada e o acúmulo estrutural de papel permanece inalterado.

4. Dependência de fornecedores

Volumes crescentes tornam a gestão documental tradicional progressivamente mais lenta e ineficiente.

A instituição passa a depender de estruturas terceirizadas ou sistemas específicos para localizar informações que deveriam constituir ativos estratégicos.

Quando a guarda física é terceirizada, estabelece-se um modelo econômico naturalmente vinculado à manutenção do acervo. Mesmo quando a digitalização é incorporada ao contrato, a dependência tende a ser preservada.

O arquivo deixa de ser objeto de governança e passa a atuar como fator de continuidade contratual.

5. Custo invisível do arquivo

Grande parte das instituições não possui controle preciso sobre:

O que está efetivamente armazenado

O que já ultrapassou prazo legal

O que poderia ser descartado

O documentos permanecem arquivados não por critério técnico, mas pela complexidade operacional envolvida na triagem e segregação do acervo vencido.

Quando a guarda é externa, o processo tende a se tornar ainda mais oneroso, uma vez que movimentações, consultas e retiradas geralmente implicam custos adicionais.

O custo do arquivo físico não se limita ao espaço ocupado.

Inclui equipe dedicada à organização, classificação, arquivamento, localização e descarte

Inclui tempo operacional para triagem periódica

Inclui logística e movimentações internas ou terceirizadas

O resultado é um passivo recorrente, cuja redução depende da adoção de um modelo digital estruturado para governança e descarte seguro.

6. A contradição silenciosa

A área da saúde evoluiu. Hospitais incorporaram inteligência artificial, prontuários eletrônicos, sistemas integrados e conquistaram certificações e acreditações de excelência.

A instituição avança na assistência, na tecnologia clínica e na gestão hospitalar. No entanto, o modelo tradicional de arquivamento permanece inalterado, sustentando uma lógica estrutural concebida para o papel.

Mesmo sabendo que o prazo de guarda de determinados documentos pode alcançar quase quarenta anos, o método adotado continua baseado na acumulação física progressiva, na fragmentação de registros e na dependência de estruturas concebidas em outra realidade tecnológica.

Há uma assimetria entre a maturidade assistencial e a maturidade documental. Evoluir o método de arquivamento não é uma questão operacional — é alinhar o ciclo de vida do documento ao nível de sofisticação já alcançado pela própria instituição.

7. Exposição financeira e glosas

Em ambientes com acervo fragmentado ou de difícil rastreabilidade, a recuperação documental pode não ocorrer no prazo exigido por auditorias.

A ausência ou inconsistência de registros compromete a comprovação assistencial.

Para minimizar essa imprevisibilidade, surgem controles paralelos e cópias redundantes, que ampliam custos e fragmentam a governança da informação.

O efeito prático é exposição a glosas administrativas, disputas técnicas e perdas financeiras evitáveis.

A gestão documental deixa de ser apenas operacional e passa a impactar diretamente o resultado econômico da instituição.