Modelo de Certificação Archivia™
Estrutura Técnica do Processo de Certificação
Metodologia com registro técnico-científico na Biblioteca Nacional
A Archivia™ estrutura a digitalização dentro de um modelo metodológico formal, com parâmetros técnicos definidos, controle operacional e registro estruturado de evidências.
As metodologias Archivia™ e Lastro Forense™ possuem registro formal na Biblioteca Nacional como obras técnico-científicas, consolidando princípios próprios de integridade, rastreabilidade e defensabilidade documental.
Não se trata de converter papel em imagem.
Trata-se de estruturar juridicamente o documento digital dentro de um modelo auditável, reproduzível e orientado à sustentação probatória.
A metodologia integra captura, certificação e preservação em fluxo contínuo, reduzindo fragilidade operacional e conferindo segurança institucional ao descarte do acervo físico.
Corresponsabilidade técnica
A certificação é realizada na própria instituição, pela equipe do SAME ou do Setor de Arquivo, sob parâmetros técnicos definidos na plataforma Archivia™ Medicals.
No modelo tradicional, a responsabilidade integral pelo processo de digitalização costuma recair exclusivamente sobre a instituição, muitas vezes sem estrutura técnica formalizada.
No modelo Archivia™, a responsabilidade é compartilhada de forma estruturada: a instituição executa o procedimento dentro de seu ambiente, enquanto a Archivia responde pela arquitetura técnica, pelos critérios metodológicos e pelos mecanismos de integridade e verificação aplicados ao documento.
Isso fortalece a defensabilidade, reduz vulnerabilidades decorrentes de processos informais e preserva a autonomia institucional sobre o acervo documental.
Autonomia e independência
O documento gerado pela plataforma Archivia™ Medicals não depende do sistema para manter sua validade.
Os elementos técnicos que asseguram integridade, autenticidade e verificabilidade são incorporados ao próprio arquivo, permitindo validação independente por terceiros, sem necessidade de acesso contínuo à plataforma ou vínculo com fornecedor específico.
A instituição mantém plena liberdade para definir onde armazenar, como preservar e por quanto tempo manter seus documentos digitais.
A tecnologia da Archivia devolve à instituição o controle sobre seu próprio acervo documental.
Impacto econômico
O modelo tradicional mantém dois passivos simultâneos: o arquivo físico e sua correspondente versão digital administrativa.
A instituição paga duas vezes pelo mesmo documento — espaço, logística, guarda externa e manutenção do papel, além da infraestrutura digital que não substitui o original.
A certificação estruturada da plataforma Archivia™ Medicals elimina essa duplicidade e o arquivo deixa de crescer como passivo recorrente.
Ao transformar o prontuário físico em documento digital com validade jurídica própria, a instituição passa a manter apenas um único arquivo — digital, autossuficiente e apto à substituição do papel.
Maturidade institucional
No modelo tradicional, o arquivo médico é tratado como obrigação operacional.
No modelo estruturado, ele passa a integrar a arquitetura de risco, conformidade e responsabilidade institucional.
Ao adotar um processo metodológico formal de certificação, a instituição deixa de reagir a exigências legais e passa a antecipar riscos, organizar responsabilidades e sustentar tecnicamente seus próprios registros.
O prontuário deixa de ser passivo acumulado e passa a ser ativo institucional auditável.
Maturidade documental não é volume digitalizado. É capacidade de sustentar juridicamente aquilo que se produz.
Visão de longo prazo
A preservação documental não pode depender de software específico, fornecedor exclusivo ou modelo contratual circunstancial.
Documentos médicos possuem ciclos de vida que ultrapassam contratos, gestões administrativas e mudanças tecnológicas. A estrutura adotada hoje deve permanecer válida e verificável no futuro.
A Archivia™ foi concebida para garantir continuidade institucional, compatibilidade técnica e estabilidade jurídica ao longo do tempo.
O objetivo não é resolver apenas a necessidade imediata de consulta. É estruturar o ciclo de vida documental com previsibilidade, autonomia e segurança duradoura.
A imagem de capa representa o projeto de modernização da sede própria da Archivia, estruturada como campus institucional, localizada na Região Metropolitana de Campinas (São Paulo), com acesso pela Rodovia Anhanguera (km 125).